Как гарантированно надежно сохранить важную документацию в офисе rayvshalashe.ru

Как гарантированно надежно сохранить важную документацию в офисе

Храним документы в организации правильно

Из материала, подготовленного экспертами службы Правового консалтинга ГАРАНТ, вы узнаете каковы сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, а также особенности порядка их хранения.

Документы бухгалтерского учета

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).

В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения — 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других — большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению.

  • бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня):
    а) сводная годовая (консолидированная) — постоянно;
    б) годовая — постоянно;
    в) квартальная — 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно);
    г) месячная — 1 год (при отсутствии квартальных — постоянно);
  • налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);
  • декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 395 Перечня);
  • налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);
  • первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
  • переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);
  • реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);
  • документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
  • документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);
  • акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня).

Документы налогового учета

Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов,осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

При этом п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ, являющиеся по отношению к пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ специальными нормами, обязывают плательщиков соответственно налога на прибыль организаций и налога, уплачиваемого в связи с применением УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Напомним, что переносить убыток на будущие периоды налогоплательщики могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Обращаем внимание также на то, что некоторые расходы для целей налогообложения прибыли учитываются в течение длительного периода, например амортизация основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов (ст. 268 НК РФ).

Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (ст.ст. 256, 257 НК РФ). Статья 252 НК РФ указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения. В связи с этим Минфин России разъясняет, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, установленный пп. 8 п. 1 ст. 23НК РФ (4 года), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письма Минфина России от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270). То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо как минимум 4 года после их полной амортизации. При этом специалистами финансового ведомства также отмечено, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранятся постоянно.

Минфин России, разъясняя порядок применения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, в письме от 30.03.2012 № 03-11-11/104 указывает на то, что течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Аналогичная позиция изложена в постановлении Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12.

Данную правовую позицию ВАС РФ необходимо учитывать и при включении в состав расходов:

  • убытков в виде сумм безнадежных долгов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, определения ВАС РФ от 09.10.2012 № ВАС-5055/12, от 09.06.2012 № ВАС-7081/12). Первичные документы, подтверждающие их возникновение, должны быть в наличии на дату учета убытка;
  • убытков, поименованных в п.п. 2, 3 ст. 268 НК РФ, определяемых на дату реализации имущества и имущественных прав (дополнительно смотрите письмо ФНС России от 16.02.2015 № ГД-4-3/2251@).

На момент реализации также учитываются расходы в виде:

  • цены приобретения (создания) прочего имущества, такого, например, как земельные участки, материальные ценности (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ);
  • стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС (пп. 2 п. 1 ст. 268, абзац второй п. 2 ст. 254 НК РФ);
  • цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением (пп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ);
  • стоимости приобретения покупных товаров.

Следовательно, при определении сроков хранения документов, подтверждающих затраты на приобретение (создание) ОС и НМА, прочего имущества, имущественных прав, покупных товаров, необходимо учитывать положения ст. 268 НК РФ.

Отложенный характер имеют также расходы на приобретение ценных бумаг, так как датой осуществления расходов на приобретение ценных бумаг признается дата их реализации или иного выбытия (пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому документы, подтверждающие расходы на приобретение ценных бумаг, необходимо хранить в течение сроков, определяемых с учетом положений пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2013 № 09АП-2671/13, ФАС Московского округа от 19.07.2013 № Ф05-7106/13 по делу № А40-74496/2012).

Документы, связанные с уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды

В силу п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов, в течение шести лет.

На практике далеко не всегда возможно обособить друг от друга бухгалтерские, налоговые документы, а также документы, связанные с учетом страховых взносов. Поэтому в бухгалтерии желательно применять в отношении всех документов минимальный срок хранения, равный шести годам (если более длительные сроки не установлены Перечнем или НК РФ).

Порядок хранения документов в делопроизводстве

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Ни законодательство по бухгалтерскому учету, ни законодательство по налогам и сборам не регламентируют место хранения документов бухгалтерского, налогового учета и отчетности (за исключением некоторых, отдельных случаев).

Поэтому такие документы могут храниться в различных структурных подразделениях организации (в бухгалтерии, в кабинете директора, в специально созданном для хранения документов помещении и т.д.) или в ином, обособленном от офиса месте (специальное помещение, «отданное» под архив).

Конкретные правила организации документооборота, места хранения первичных документов разрабатываются экономическим субъектом самостоятельно, утверждаются его руководителем и закрепляются в учетной политике (ч. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ и п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций» (далее — ПБУ 1/2008)).

Читать еще:  Дизайн стандартной ванной комнаты

Если говорить о нахождении документов именно в офисе организации (в свободном доступе для бухгалтера), то, как было сказано, никаких сроков для такого хранения не установлено. Эти сроки (3 года, 5 лет, 10 лет и т.д.) компания также может утвердить самостоятельно.

При организации хранения документов бухгалтерского и налогового учета необходимо руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила), и Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (далее — Положение № 105) (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее). Смотрите также информацию Минфина России от 11.09.2015 № ПЗ-13/2015.

Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ юридические лица вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Это значит, что создание архива является правом, но не обязанностью экономических субъектов (п. 1.4 Правил).

Отметим также, что экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры (ч. 3 ст. 15, ч. 3 ст. 21 Закона № 125-ФЗ).

Согласно п. 2.3 Правил в архиве организации должны храниться документы Архивного фонда РФ (ст. 5 Закона № 125-ФЗ), документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Указанная часть документального фонда составляет архивный фонд организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению, после обязательного проведения экспертизы ценностей документов (п.п. 4.6-4.13 Правил). До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается (п. 4.5 Правил).

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел (п. 4.2 Правил).

Лазукова Екатерина, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

Как гарантированно надежно сохранить важную документацию в офисе

Для хранения корпоративной документации не годятся рабочий стол или открытые стеллажи — так можно потерять информацию или она попадет в руки конкурентам. В любом случае это отразится на вашем благополучии.

Чтобы не рисковать, стоит купить сейфы для офиса. Их прочные стены гарантированно защитят имущество — интеллектуальное, в том числе. Выбирая этот предмет, стоит четко определиться с задачами и целями, которые вы перед ним ставите.

Еще не так давно ассортимент таких изделий не поражал разнообразием, то сейчас модельный ряд широк и выбор огромен. Подробнее читайте здесь.

Основные типы

Чтобы в нем разобраться, стоит почитать информацию, проконсультироваться со специалистами в онлайн-режиме — многие специализированные сайты предоставляют такую услугу, походить по форумам. Эксперты различают несколько основных видов хранилищ для оборудования рабочего места. Это:

  • огнеупорные модели, которые могут выдержать прямой контакт с открытым огнем. При их производстве используются стальные листы большой толщины. Пространство между ними заполнено огнестойким составом. Даже оказавшись в самом эпицентре пожара, сейф надежно защитит содержимое;
  • устойчивые к взлому — это самый верный тип, который пользуется повышенным спросом и заслуженной популярностью. Его часто используют не только в корпоративных условиях, но и дома. У него также солидная толщина стенок из прочного металла и супер надежный механизм замка. Такое устройство годится для безопасного хранения денежных средств и важных бумаг, драгоценностей.
  • взломостойкие с огнеупорной конструкцией — это самая востребованная категория.

Классификация по предназначению

Сейчас обзавестись офисным сейфом спешат не только крупные компании, но и небольшие коммерческие учреждения, типа АЗС, аптеки или парикмахерские. По предназначению они бывают бухгалтерскими или большими офисными шкафами. Чаще всего их устанавливают под столом и обычно хранят документы стандартным форматов А4.

Следующий тип — металлические депозитные — они могут служить кассовыми накопителями, и специалист осуществляет выдачу денег, не покидая рабочее место. Именно в этом случае ставят два, а то и более разноплановых замка.

Отдельные модели внутри имеют стационарные рамки, на которые подвешиваются папки и полки, которые можно регулировать. Еще один тип — файловые металлические шкафы (их еще называют картотечными и хранят документы в подвесных папках).

В них одним ключом можно заблокировать выдвижные ящики. Они надежно защищают помещенные внутрь документы от различных обстоятельств, гарантируя их целостность.

Разновидности дверей, замков

Также различаются конструктивно двери — они бывают обычными, ролевыми или купе. Все эти хранилища содержат все в первоначальном виде и не дадут непредвиденным обстоятельствам повлиять на целостность посещенных внутрь бумаг, что отражается на стоимости изделий. В них традиционно хранят коммерческую документацию.

По конструктивным особенностям они бывают:

  • мебельными;
  • встраиваемыми;
  • переносными;
  • с встраиваемыми ячейками — депозитные.

Отдельные модели имеют напольное или настенное крепление, оснащены тейзерами или полочками. Также на подвиды разделяются замки, которые могут быть электронными, механическими и ключевыми.

Часто устанавливают несколько видов замков, чтобы повысить гарантию и сохранность. Различают шесть классов взломостойкости.

Прослойку между слоями из армированного бетона сложно вскрыть с помощью сварочного аппарата, повредить горелкой. А если наполнитель из пенобетона, то этот материал не пропускает влагу и огонь.

Сейфы можно и нужно использовать не только в офисе, но и в частных домостроениях. Специалисты рекомендуют заранее предусмотреть место, где он будет установлен, еще при создании проекта строения (подробнее здесь ).

Хранение документов в электронном архиве

1. Актуальность электронного и бумажного документооборота: сравниваем и делаем выводы.
2. Возможно ли обеспечить долговременное хранение электронных документов?
3. Автоматические системы управления документами.
4. Разработка регламента электронного архива.
5. Сроки уничтожения документов: что, когда и как?

Актуальность электронного и бумажного документооборота: сравниваем и делаем выводы

С каждым годом растет популярность электронного документооборота, в том числе – среди клиентов нашей компании, заказывающих у нас создание электронных архивов. Статистические данные свидетельствуют: каждые три года объем корпоративной документации, представленной в электронной форме, удваивается! Некоторые руководители, анализируя эту тенденцию и сравнивая электронный и бумажный документооборот организации, делают вывод о ненужности последнего. Спешим предостеречь от поспешных выводов. Предлагаем взвесить все аргументы и увидеть истинное положение вещей!

Неоспоримые достоинства электронного документооборота

Рост интереса к электронным архивам, созданием которых профессионально занимаются наши специалисты, вполне объясним. Перевод документации в электронную форму позволяет:

существенно упростить и ускорить работу с ней (в частности, за счет практически мгновенного поиска нужного документа по любым его реквизитам);

организовать обмен документацией между отделами, подразделениями, филиалами компании с помощью современных телекоммуникационных средств;

освободить офисные площади от груды бумаг;

наделить разных сотрудников разными правами доступа к документации, обеспечить надлежащую степень ее конфиденциальности;

наконец, дать информации, содержащейся в документах, надежную защиту от искажения или утраты (как при форсмажоре, так и вследствие противоправных действий).

Казалось бы, в битве электронного и бумажного документооборота организации первый с учетом всех его достоинств одерживает уверенную победу. Итак, от хранения бумажных копий можно полностью отказаться? Забегая вперед, дадим правильный ответ: нет!

Незаменимость бумажных экземпляров документов

Современное законодательство наделяет некоторые электронные документы, применяемые в некоторых ситуациях, юридической силой – такой же, какую имеют бумажные оригиналы. Речь, в частности, идет о:

счетах-фактурах, трудовых договорах и других формализованных документах (то есть таких, требования к форме которых законодательно регламентированы), заверенных КЭП (квалифицированной электронной подписью);

доверенностях, договорах и некоторых других неформализованных документах, заверенных ЭП (простой электронной подписью).

Как мы видим, во всех перечисленных случаях упоминается электронная подпись. Она будет придавать документам юридическую силу, если соблюдается еще одно обязательное условие: между участниками электронного документооборота должно быть подписано соглашение о взаимном признании такой подписи. Это соглашение, как показывает опыт, подписывается далеко не всегда. Если его нет, ни одна инстанция, включая суд, не примет к рассмотрению электронный документ, поскольку он не будет иметь юридической силы. Достоинства электронного архива, сами по себе весьма ценные, в такой ситуации отойдут на второй план: придется искать бумажный оригинал документа!

В качестве заключения

Итак, при сравнении электронного и бумажного документооборота организации мы приходим к выводу: важную роль в наши дни играет как тот, так и другой, и полностью отказываться от бумажных документов ни в коем случае не нужно. Правильный алгоритм с учетом всего сказанного выше выглядит так:

нужно пользоваться всеми преимуществами электронного документооборота, делая тем самым работу организации максимально эффективной;

к бумажным документам, на основе которых был создан электронный архив, нужно относиться максимально бережно.

Возможно ли обеспечить долговременное хранение электронных документов?

Электронные документы вошли в нашу жизнь относительно недавно, поэтому говорить о возможности их сохранения на 50 и более лет можно только в теории. Однако гарантированно сохранить документацию на 10-20 лет можно, соблюдая все правила и законодательные нормы.

Проблемы долгосрочного хранения

Долговременное хранение электронных документов на физических носителях не представляется возможным: ведь они быстро устаревают. Достаточно вспомнить дискеты, которыми еще 10 лет все активно пользовались, а сегодня их и открыть-то негде на современных компьютерах. Так же в прошлое уходят и компакт-диски. И можно предположить, что и флешки скоро станут раритетом.

Мало сохранить документацию, важно еще суметь адекватно воспроизвести сохраненную информацию спустя много лет. А форматы электронных документов тоже изменяются с немалой скоростью (еще недавно Word-овские файлы имели расширение .doc, а сегодня это уже .docx). Предлагаются все новые редакторы, набирает популярность облачное хранение, и сложно прогнозировать, насколько современные форматы будут совместимы с технологиями будущего.

Способы хранения электронной документации

И все же, какие сегодня существуют способы сохранить важную документацию на длительный срок?

Локальный архив. Все документы просто складываются в одну папку на компьютере. Это может быть и отдельная сетевая папка, в которую могут “складывать” документы сотрудники разных направлений по локальной сети. Основные минусы такого варианта – низкий уровень безопасности и надежности, сложности в поиске и обеспечении доступа к конкретному документу в случае, если архив уже разросся до таких масштабов, когда вручную найти нужный файл уже невозможно.

Читать еще:  Чем красить вагонку внутри помещения и подчеркнуть стиль интерьера

Специальный электронный архив. Он позволяет обеспечить оперативный доступ к каждому файлу, сохранение связей между ними, дает возможности управлять правами доступа и гарантировать безопасность, а также своевременно переводить файлы в новые форматы. В электронном архиве все важные документы объединены в одну систему, где ничего не потеряется, и где можно в любое время быстро отыскать нужный файл благодаря четкой и понятной структуре каталогов.

А что говорит закон о хранении электронных документов?

Хотя закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» был принят еще до того, как началось активное развитие электронного документооборота, он по-прежнему актуален: ориентируются именно на его положения. А в остальном государству не принципиально, как хранятся те или иные документы, главное, чтобы соблюдались требования ФЗ: электронные архивы им не противоречат.

Автоматические системы управления документами

Информация как таковая со временем превратилась в полноценный ресурс производства, Сегодня ее качество во многом определяет эффективность управления, и для этого на предприятиях активно внедряются автоматические системы.

Автоматизированное управление

Для современного предприятия в целом – это важнейшая функция, без которой практически невозможно вести целенаправленную деятельность. Если же брать автоматические системы управления документами (АСУД), то основным их назначением является подготовка, согласование и обработка документов организации, а результатом внедрения – освобождение сотрудников от некоторых рутинных операций и, как следствие, ускорение всех производственных процессов и повышение конкурентоспособности.

С помощью автоматической системы можно обрабатывать входящие, исходящие, организационно-распорядительные и архивные документы.

Основные функции, выполняемые АСУД:

автоматический ввод данных и уменьшение за счет этого количества возможных ошибок;

регистрация входящей и исходящей корреспонденции и последующее перенаправление ее в необходимое подразделение;

осуществление многоуровневого контроля за исполнением документов, отслеживание сроков;

поиск и подбор документов, сохранение поисковых запросов, формирование отчетов;

анализ документооборота организации с целью его оптимизации и снижения затрат на его ведение, формирование статистических сводок.

Автоматические системы управления документами могут использоваться в двух целях. С одной стороны, они обеспечивают привычный (традиционный) порядок документооборота, но на новом, качественном, уровне. С другой – помогают постепенно перейти от бумажной к безбумажной технологии обработки информации.

В любом случае внедрение АСУД несет предприятию определенную пользу. По данным некоторых исследований, автоматическая обработка документации приводит к улучшению и ускорению обслуживания клиентов, к росту эффективности работы подразделений и значительному снижению уровня запасов.

Какую выбрать АСУД для своей организации

Существует множество программ для автоматизации управления документами. Выбор той или иной зависит от объема документооборота, от масштабов деятельности, а также от финансовых возможностей.

Системы автоматизации делопроизводства (САД) применимы в организациях с небольшим документооборотом. Они предназначены для внутреннего пользования, поэтому разрабатываются для конкретного пользователя.

Системы электронного документооборота (СЭД) одновременно и автоматизируют делопроизводство, и работают с различными видами документов, в том числе с юридически значимыми. Охватывают стадии от создания и получения до перемещения и копирования. СЭД внедряются на предприятиях с большим объемом документооборота.

Корпоративные системы управления делопроизводством (КСУД) – универсальные, но в то же время более сложные системы в техническом и организационном плане. Работают со всеми типами документов. Предназначены для использования всеми структурами учреждения.

Разработка регламента электронного архива

При формировании электронного архива обязательным этапом является формирование его регламента. Он подразумевает создание ряда требований, в соответствии с которыми хранятся документы в архиве, срок их хранения, правил передачи и обработки документов и так далее. Регламент по электронному архиву является неким «фундаментом», на котором базируется вся его последующая работа.

Кроме того, создание регламента необходимо и в рамках соблюдения действующего законодательства и соответствующих правил. Это нужно, в том числе для того, чтобы обеспечить интеграцию и взаимодействие архива с уже существующими информационными системами. Как внутренними (в рамках предприятия), так и внешними (существующими у других предприятий и органов).

Процесс создания регламента электронного архива делится на несколько этапов. Среди них:

анализ структуры будущего архива;

непосредственная разработка регламентов и процедур по работе с архивом (при этом особое внимание уделяется учету требований действующего законодательства и соответствующих норм и правил);

разработка стандартов и правил хранения документации и управления архивом;

разработка внедрения архива в компании.

Каждый из перечисленных этапов делится на реализацию более мелких задач. В частности, анализ подразумевает определение:

баз данных и документов, подлежащих хранению;

структуры хранимых документов;

сценариев, по которым в дальнейшем предполагается работа с документами;

разработчиков и потребителей документации.

Дальнейшая разработка регламентов подразумевает создание алгоритмов:

архивации документов в соответствии с их видом и назначением;

жизненного цикла (от создания до уничтожения документации);

работа с архивом (не только непосредственно с документами, но и с другими системами);

накопления и использования базы данных;

защиты и создания информационной безопасности.

При разработке регламента электронного архива необходимо учесть:

форматы хранения документации;

стандарты обработки документов и их оформления;

создание графика и регламента, касающихся основных работ с документами;

шаблоны отчетов для оценки основных показателей функционирования;

стратегии доступа и сценарии защиты.

Сроки уничтожения документов: что, когда и как?

По истечении обязательного срока хранения документы организации – как коммерческой, так и государственной/муниципальной подлежат уничтожению. Исключением из правил будут только документы, срок хранения которых не ограничен – т.н. документы постоянного хранения (например, годовая бухгалтерская отчетность или личные дела работников). Подлежат уничтожению и электронные документы, причем порядок и процедура уничтожения, сроки хранения точно такие же, как и для документов на бумаге.

Как определить сроки хранения и уничтожения документов

Основные нормативные акты регулирующие сроки хранения бумаг:

Федеральный закон 125-ФЗ «Об архивном деле»;

Перечень типовых управленческих документов…с указанием срока хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000);

  • Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года Об утверждении Перечня типовых управленческих документов…с указанием срока хранения.
  • Важно! Определять сроки хранения и, соответственно, сроки уничтожения документов любого типа нужно предельно внимательно. Дело в том, что списки в Перечне от 2000 года (утв. Росархивом) и Перечне от 2010 года (утв. Минкультом) существенно различаются. При этом документы, датированные до 2010-го года, хранятся и уничтожаются (сдаются в архив) в соответствии с Перечнем Росархива, тогда как датированные позднее – в соответствии с Перечнем из Приказа Минкульта.

    Как уничтожать документы: этапы процедуры

    Как таковая процедура уничтожения документов в нормативных актах регламентируется только опосредованно. Порядок действий организации должен быть примерно следующим:

    формирование экспертной комиссии (соответствующим приказом по организации);

    проведение экспертизы (частота – раз в год);

    составление перечня документов, подлежащих уничтожению;

    уничтожение и составление акта о нем с указанием списка документов.

    Экспертиза – ключевой этап процедуры уничтожения документов – предполагает не только определение факта истечения срока хранения документа, но и его ценности с точки зрения сохранности информации. Кроме того, в ходе изучения дел ищутся и дублирующие документы, копии, оказавшиеся подшитыми к делам – их тоже уничтожают.

    Когда нужно уничтожать документы

    В соответствии с действующим законодательством, в частности, перечнями, утвержденными Росархивом и Минкультом РФ, срок уничтожения уже не подлежащих хранения документов не ограничен. Рекомендуемая частота созыва экспертной комиссии – раз в год (в течение года, как правило, накапливаются и бухгалтерские документы, и ряд других, срок хранения которых истекает.

    Что касается собственно физического уничтожения, законы не дают никаких разъяснений. Для крупных объемов документов выгодней аутсорсинг уничтожения – с оформлением в этом случае проблем не будет. Небольшие объемы уничтожаются на месте – с помощью шредера, например. Для удаления электронных документов тоже имеет смысл привлечь специалистов – хотя бы потому что уничтожение предполагает и стирание скрытых и случайных копий.

    Архивное хранение документов в Москве

    Компания «REISSWOLF» предлагает услуги надежного хранения архива в Москве. В рамках услуги обеспечиваем ответственное сбережение доверенных материалов и гарантируем конфиденциальность нашим клиентам: государственным организациям, коммерческим фирмам, частным лицам.

    Сохраняя документацию вне офиса вы:

    • делаете помещение свободнее и комфортнее для работы;
    • избавляете сотрудников от путаницы между нужными и ненужными документами, повышая эффективность их работы;
    • сдав документы в архив, вы устраняете риски разглашения рабочих данных или утраты важных бумаг;
    • снижаете затраты на регулярное обслуживание, уход за папками, штрафы от уполномоченных организаций.

    С «REISSWOLF» просто и безопасно

    Компания «REISSWOLF» обеспечит вам постоянное хранение документов вне офиса, гарантирует профессиональный подход к полученной документации, ее не разглашение и должный уход.

    Чтобы оформить услугу архивного хранения конфиденциальных документов и сдать бумаги в центр хранения компании, следует пройти простую процедуру:

    1. Связаться с нашими сотрудниками.
    2. Подготовить или доверить нам систематизацию материалов.
    3. Составить опись документов и подписать соглашение на нужный период.
    4. Оплатить услуги.

    Стоимость хранения документов в архивах «REISSWOLF»

    Цены на хранение вне офиса зависят от таких показателей как – объемы материалов и сроки хранения. Наша компания хранит документы в любых количествах с нужными для клиента периодами. Мы гарантируем архивное хранение конфиденциальных документов!

    Хранение архивного короба, календарный месяц.

    Включая подготовку документов к хранению:

    • Архивные короба
    • Определение сроков хранения
    • Описание документов
    • Вывоз документов
    • Программа управления архивом

    Хранение архивного короба, календарный месяц.

    Включая подготовку документов к хранению:

    • Архивные короба
    • Определение сроков хранения
    • Описание документов
    • Вывоз документов
    • Программа управления архивом

    Вы можете самостоятельно рассчитать примерную стоимость обслуживания вашего архива, с помощью калькулятора на сайте.

    Быстрый и открытый доступ для вас

    Мы понимает все нюансы работы с документацией и знаем, что даже архивные документы могут понадобиться в любой момент. Поэтому разработали удобную систему доступа к переданным на хранение материалам:

    • доставляем указанные папки к вам в офис в оперативном порядке;
    • загружаем архив в персональный веб-кабинет, к которому предоставляем вам доступ;
    • отправляем скан-копии по электронной почте;
    • предоставляем доступ для работы с документами в помещении нашего центра хранения.

    Хранение документов в Москве у нас – это удобно, надежно и комфортно. Вы всегда можете посетить нашу компанию, получить доступ к нужным материалам, поработать с ними в индивидуальном кабинете, оснащенным всем необходимым – интернет, телефонная связь, комфортная мебель.

    Читать еще:  Электрический теплый пол под плитку – технология укладки кабеля и нагревательных матов

    Уровень надежности

    Мы оказываем услуги по архивному хранению документов в Москве для различных предприятий. Информация сохраняется в современном и хорошо оснащенном помещении:

    1. Ответственно храним сведения разного характера – банковские, финансовые, нотариальные, медицинские, персональные документы.
    2. Компетентно подходим к вопросам безопасности и пожаротушения – оснастили помещение высокотехнологичными системами.
    3. Достойно соблюдаем правила хранения документации – проверили хранилища на соответствие международным стандартам группы REISSWOLF.
    4. Надежно упаковываем вверенные нам материалы в безопасные коробы с маркировкой.

    Дополнительно, все процессы нашей компании застрахованы, а любые риски порчи или утраты бумаг минимизированы. После сдачи документов в архив на постоянное хранение, доступ к ним имеет ограниченный круг сотрудников.

    Гарантии конфиденциальности

    РАЙСВОЛФ – это компания, предоставляющая услуги по хранению документов, которая все подтверждает действием. Мы не просто говорим о неразглашении, мы его обеспечиваем. Десятки солидных фирм уже убедились в этом, после сдачи документов в архив став нашими постоянными клиентами.

    Наши решения для гарантии конфиденциальности:

    1. Ограниченное количество сотрудников для обслуживания архива.
    2. Строгая проверка надежности и профессионализма наших работников.
    3. Практический опыт в подготовке хранилищ.
    4. Защита от проникновения посторонних.
    5. Высокие стандарты работы и ухода за документацией.

    Мы обеспечим качественное архивное хранение конфиденциальных документов, поскольку осознано понимаем их ценность для наших клиентов.

    Дополнительно компания «REISSWOLF» готова вам предложить помощь в виде таких услуг:

    • прием и возврат документов;
    • подготовка и систематизация архива;
    • доставка нужных бумаг в срок;
    • быстрая выдача необходимых папок;
    • уничтожение документов или носителей информации;
    • сканирование и отправка электронных версий по электронной почте или факсом.

    Временное и постоянное хранение конфиденциальных документов

    Компания Reisswolf специализируется на временном и постоянном хранение документации разного уровня конфиденциальности. Наши клиенты со 100% уверенностью передают нам бумаги, содержащие сведения, которые не подлежат огласке. Доступ к такой документации ограничен, и на данных папках обязательно есть надпись: «Конфиденциально», «Строго секретно», «Для служебного пользования» или «Коммерческая тайна».

    Архивное хранение конфиденциальных документов осуществляется по продуманной схеме, которая состоит из нескольких обязательных этапов:

    • изучаем и распределяем все секретные документы по делам, учитывая разные критерии сортировки;
    • внимательно систематизируем бумаги внутри папок, надежно фиксируем их, что предотвращает потерю;
    • оформляем обложки дел, акцентируя внимание на том, что данная информация предназначена исключительно для служебного пользования.

    Сдача документов в архив подразумевает комплексную работу с такими составляющими дела, как приказы, протоколы, решения руководства или различных служб, распоряжения, важные бумаги подведомственных предприятий. Каждое дело будет иметь гриф ограничения доступа, внутреннюю опись, нумерацию листов, заверительный лист. При архивном хранении конфиденциальных документов особое внимание уделяется подготовке списка сотрудников, которые имеют право пользоваться конкретным делом.

    Если вы планируете сдачу документов в архив, сразу проконсультируйтесь с нашим сотрудником по поводу сроков хранения. Мы работаем в трех основных направлениях:

    • Обработка секретных дел кратковременного хранения (до 10 лет).
    • Размещение в архиве документов на длительный срок (более 10 лет).
    • Архивирование конфиденциальной информации на неограниченный срок.

    Сдача документов в архив на постоянное хранение от специалистов требует особой квалификации. Сотрудники Reisswolf прекрасно знают, как выполнять любые манипуляции с учредительной и регистрационной документацией, протоколами общих собраний учредителей или акционеров, годовыми отчетами по налоговым выплатам, бухгалтерскими балансами, протоколами совещаний, годовыми планами, программами и отчетами.

    Почему стоит отдавать документы на хранение в «РАЙСВОЛФ»

    Мы ценим доверие и создали для своих клиентов удобные условия сдачи документов в архив на постоянное хранение или короткий срок. Нам важно, чтобы вы оставались спокойны и не волновались за важную документацию. Поэтому команда «REISSWOLF» делает все, чтобы надежно хранить вверенные документы и спокойствие их владельцев.

    Преимущества нашей работы:

    1. Компетентный штат. Собрали и обучили проверенный персонал с ответственным подходом к своей работе. На таких людей можно положиться в любом вопросе.
    2. Техническая уверенность. Оснастили здание системами безопасности, пожаротушения, видеонаблюдения. Лучшие технические средства, сигнализация и датчики помогают держать ситуацию под контролем.
    3. Транспортная безопасность. Автомобили для доставки документов находятся под круглосуточным спутниковым наблюдением, а доступ к машинам имеют только сотрудники компании. Транспортировка документации также под нашей ответственностью.
    4. Конфиденциальность клиентов. Ведем строгий контроль посетителей. Подготовили аудит-комнату для работы с документами на нашей территории. Пересечение клиентов и их документов сведено к нулю.

    Инновационные технические внедрения и ответственность команды «РАЙСВОЛФ» обеспечат вашим материалам высокую надежность по приемлемой стоимости.

    Где надежнее хранить важные документы

    Где надежнее хранить важные документы

    Вопрос безопасности и сохранности документации сегодня стал особенно актуальным для бизнеса — налоговых инспекторов или налоговых милиционеров заинтересуют и учредительные документ

    Вопрос безопасности и сохранности документации сегодня стал особенно актуальным для бизнеса — налоговых инспекторов или налоговых милиционеров заинтересуют и учредительные документы, и база дебиторов предприятия. Небрежность в хранении документации может дорого обойтись компании. Клиентами юридических фирм нередко становятся предприятия, просто попавшие «под раздачу», которым изъятые в ходе обыска сотрудниками налоговой и МВД документы и имущество, к примеру печать, не возвращают на протяжении нескольких месяцев. В то же время налоговая инспекция будет исправно начислять штрафы за неподанные налоговые декларации — отчеты, не заверенные печатью, налоговики попросту не принимают.

    «Один из наиболее распространенных способов хранения документов и НБУ.

    Однако, несмотря на степень надежности хранилища, ни один банк не гарантирует сохранность имущества в ячейках. Ведь финансовое учреждение не несет ответственности за их содержимое. Опись содержимого не составляется и работник банка не контролирует, что именно находится в ячейке (не запрещается хранить все, что угодно, кроме оружия, наркотиков, взрывоопасных и отравляющих веществ). К тому же доступ к ячейке ограничен. «Клиент будет иметь право доступа к документам, которые хранятся в индивидуальном банковском сейфе, только в часы работы отделения банка (обычно это будни) — с 9.00 до 18.00», — дополняет г-н Мищенко. Да и работать с документами в помещении депозитария, где нередко нет даже стола, не очень удобно. А самое главное, если содержимым индивидуального банковского сейфа заинтересуются правоохранительные органы, то банк, скорее всего, откроет им ячейку.

    Вскрыть можно абсолютно все сейфы — вопрос лишь в квалификации взломщика

    Средняя стоимость аренды ячейки от 1,5 грн в сутки (в зависимости от ее размера и месторасположения банковского отделения). Чем больше срок аренды, тем дешевле. Некоторые столичные банки предоставляют до 30% скидки, если договор аренды заключается на период от 30 дней. «Для оформления аренды при себе нужно иметь паспорт, справку о присвоении идентификационного кода», — уведомляет Владимир Довгаль. Обычно плата за пользование ячейкой и залог за ключ в размере от 150 до 600 грн взимается наперед. В случае потери ключа залог не возвращается.

    Хранить важные документы охотно берутся адвокаты/нотариусы, руководствуясь «адвокатской» либо «нотариальной» тайной. Стоимость услуг по хранению документов адвокаты не называют, оговаривая, что цена зависит от количества и вида бумажных ценностей и формируется в индивидуальном порядке. «Это подходит для желающих избежать лишних проблем при проверках правоохранительных органов. Так, если в фирму наведаются проверяющие и будут настаивать на предъявлении, к примеру, учредительных документов, им можно будет показать договор, заключенный с адвокатом, к которому прилагается опись переданных ему на хранение документов», — поясняет г-н Субботин. Статья 9 Закона Украины «Об адвокатуре» гарантирует адвокату, что вопросы, по которым гражданин или юридическое лицо обращались к нему, суть консультаций, советов, разъяснений и иных сведений, полученных адвокатом при осуществлении своих профессиональных обязанностей, являются тайной. Совокупность статей 9 и 10 Закона Украины «Об адвокатуре» обеспечивают адвокату иммунитет от незаконных действий проверяющих. «Однако в подобном контексте услуга хранения документов не совсем законна. Фактически к «адвокатской тайне» она не относится, а маскируется под нее. Поэтому адвокат должен будет изрядно потрудиться, чтобы доказать проверяющим органам невозможность использования находящихся у него документов», — дополняет Александр Субботин. На самом деле у отечественных адвокатов нет надежной защиты от изъятия из их офиса каких-либо документов, поэтому они зачастую не уповают лишь на «адвокатскую тайну», а подстраховываются, арендуя ячейку в депозитарии банка.

    Обеспечить сохранность документов и вместе с тем круглосуточный доступ к ним можно, установив в офисе сейф и подключив его к сигнализации. Однако стоит учeсть, что большинство предлагаемых сейфов стоимостью до 800 грн — ни что иное, как металлические шкафчики, имеющие лишь внешнюю атрибутику сейфов. Такие изделия лишены основных качественных характеристик сейфов — сопротивления взлому и горению. Взломостойкие ящики или шкафы, как правило, характеризуются большим весом. Например, сейф 2 класса среднего размера весит 250–300 кг, а 5 класса — 1,2 тонны. Отличаются взломостойкие конструкции и дорогими замками — в изделиях высоких классов стоимость замков достигает EUR1,5 тыс. Если планируется устанавливать сейф дома или в офисе, необходимо определить основную угрозу ценностям, которые будут в нем храниться. По утверждению Сергея Фридлянда, исполнительного директора предприятия «Банкспецсейф», кражи происходят чаще пожаров и поэтому эксперт советует выбирать взломостойкие конструкции. «Основная задача таких сейфов — простоять время, необходимое для реагирования охраны, от момента срабатывания сигнализации и до прибытия группы задержания, — поясняет г-н Фридлянд. — Для Киева и областных центров это время составляет 4–6 минут».

    Огнестойкие сейфы Б-класса (приспособлены для хранения бумаг и денег) стоят от 1 тыс. грн в зависимости от размера, взломостойкие сейфы 2 класса (максимальный — 10 класс) — 4–10 тыс. грн. Следует отметить, что, по утверждению специалистов, вскрыть можно абсолютно все сейфы — иначе они бы не получили класс взломостойкости при испытаниях. Вопрос лишь в квалификации взломщиков и необходимом для этого времени. Таким образом, идеального способа хранить важные бумаги (чтоб и надежно, и доступ к ним был в любое время) не существует.

    Хотите первыми получать важную и полезную информацию о ДЕНЬГАХ и БИЗНЕСЕ? Подписывайтесь на наши аккаунты в мессенджерах и соцсетях: Telegram, Twitter, YouTube, Facebook, Instagram.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector